ZVDAGA

Razmišljate o prehodu na elektronsko poslovanje in se znebiti gore papirja? Da na koncu ne bi ostali s kopico pravno neveljavnih podatkov, morate upoštevati pravila, ki jih določa Zakon o varovanju dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA).

Tako boste morali poleg opreme za digitalizacijo in hranjenje dokumentarnega gradiva prilagoditi tudi vaše poslovanje. Začne se s pripravo notranjih pravil, kar je eno težjih in zamudnejših opravil, ki jih je potrebno potrditi pri pristojnem organu.

»Uvedba elektronskega arhiviranja, ki ustreza vsem zakonskim zahtevam, je bolj kot tehnološka izredno zahtevna organizacijska naloga.«
(Vir: revija PODJETNIK; julij 2007, Jaka Žorž)

Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (v nadaljevanju ZVDAGA) v 31. členu govori o enakosti izvirnemu gradivu na podlagi zakona. In sicer se na podlagi zakona vsaka enota varno hranjenega gradiva v digitalni obliki šteje za enako posamezni enoti izvirnega gradiva, če sta bila zajem in varna hramba opravljena v skladu s pri državnem arhivu potrjenimi notranjimi pravili ter če drug zakon izrecno ne določa drugače. Ter da se spremlja izvajanje notranjih pravil (ZVDAGA, 21. člen) tudi iz strani zunanje inštitucije.

Vsaka oseba, ki izvaja storitve zajema oz. e-hrambe ali spremljevalne storitve, obvezno predpiše in sprejme svoja notranja pravila-interni pravni akt.

Notranja pravila sestavlja več sklopov pravilnikov, ki vam jih lahko pomagamo pripraviti.

• opisujejo glavne dele posameznega procesa (npr. zajem gradiva, pretvorbo, preverjanja, shranjevanje, idr.),
• določajo odgovorne osebe za izvedbo posameznega procesa
• opredeljujejo dokumentacijo, ki mora pri tem nastajati (npr. evidence o zajemu, evidence napak, nepravilnosti, idr.),
• običajno jih sestavlja več, v krovni dokument povezanih dokumentov o notranjih politikah in omogočajo učinkovit nadzor nad pravilnim izvajanjem postopkov.

Z naprednimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi se zagotavlja visok nivo varnosti, zanesljivosti in avtentičnosti tako na nivoju celotnega sistema, kakor tudi na nivoju posameznih dokumentov.

Skupaj bomo v kratkem času pripravili, pregledali in vzpostavili sistem notranjih pravil, ki je skladen z zahtevami zakona in omogoča vašemu poslovanju boljše, učinkovitejše delo in zagotavlja varnost za vaše podatke.

Naše delo poteka v sledečem zaporedju:

1. Uvodne raziskave
2. Analiza poslovnih aktivnosti in organiziranosti podjetja
3. Ugotovitev zahtev za dokumentarno gradivo
4. Ocena obstoječih sistemov
5. Postavitev strategij za zadostitev zahtevam za dokumentarno gradivo
6. Načrtovanje sistema za dokumentarno gradivo
7. Izvedba sistema za dokumentarno gradivo
8. Pregled po izvedbi